Vencer uma licitação é apenas o começo da jornada no mercado de fornecimento ao governo. A fase de execução contratual é onde se concretizam os resultados e onde muitas empresas enfrentam dificuldades que poderiam ser evitadas com planejamento e gestão adequados. Neste artigo, apresentamos as melhores práticas para garantir uma execução bem-sucedida de contratos públicos.
A gestão eficiente de contratos administrativos exige conhecimento das peculiaridades que distinguem as relações com o poder público daquelas estabelecidas entre particulares. Cláusulas exorbitantes, prerrogativas da administração e procedimentos formais de fiscalização são elementos que o contratado precisa compreender e incorporar em seus processos internos de gerenciamento.
Entendendo o Contrato Administrativo
O contrato administrativo é regido por princípios e normas de direito público que conferem à administração prerrogativas não existentes nos contratos privados. O órgão contratante pode, por exemplo, modificar unilateralmente as cláusulas contratuais para adequação ao interesse público, aplicar sanções administrativas e rescindir o contrato por razões de conveniência. Estas prerrogativas não são arbitrárias e encontram limites na própria legislação.
A Nova Lei de Licitações trouxe maior detalhamento sobre a execução contratual, estabelecendo regras claras para alocação de riscos entre as partes, matriz de responsabilidades e mecanismos de resolução de conflitos. O contratado que conhece estas regras está mais bem preparado para defender seus direitos e cumprir suas obrigações de forma equilibrada.
Leia atentamente todas as cláusulas do contrato antes de assiná-lo, mesmo que o documento seja extenso e reproduza em grande parte o conteúdo do edital. Identifique os principais marcos contratuais, prazos de execução, condições de pagamento e hipóteses de sanção. Esclareça dúvidas com o órgão contratante antes da assinatura, pois após este momento as condições estarão definidas.
Planejamento da Execução
Tão logo o contrato seja assinado, elabore um plano detalhado de execução que contemple todas as atividades necessárias para o cumprimento das obrigações assumidas. Defina cronogramas, aloque recursos humanos e materiais, estabeleça pontos de controle e prepare-se para contingências. O planejamento antecipado é a melhor forma de evitar problemas durante a execução.
Identifique os profissionais que serão responsáveis pela interface com o órgão contratante e assegure que estejam capacitados para atuar nesta função. A comunicação eficiente com o fiscal do contrato é essencial para o bom andamento da execução. Responda prontamente às solicitações, forneça informações completas e mantenha postura colaborativa.
Organize a documentação que será necessária ao longo da execução contratual. Notas fiscais, relatórios de atividades, comprovantes de regularidade fiscal e outros documentos exigidos para pagamento devem ser preparados com antecedência e mantidos em ordem. A desorganização documental é causa frequente de atrasos nos pagamentos e questionamentos da fiscalização.
Relacionamento com a Fiscalização
Todo contrato administrativo conta com um fiscal designado pelo órgão contratante para acompanhar sua execução. Este servidor tem a responsabilidade de verificar o cumprimento das obrigações contratuais, atestar o recebimento de bens e serviços e reportar irregularidades à autoridade competente. O relacionamento com o fiscal é determinante para o sucesso da execução.
Estabeleça desde o início um canal de comunicação claro e eficiente com o fiscal do contrato. Defina como serão feitos os contatos (e-mail, telefone, reuniões presenciais), com que frequência e quais informações serão compartilhadas rotineiramente. A transparência e a proatividade na comunicação evitam mal-entendidos e constroem confiança mútua.
Quando o fiscal apontar irregularidades ou solicitar correções, responda de forma construtiva e ágil. Mesmo que discorde da avaliação, mantenha postura profissional e busque solução dialogada. Registre todas as comunicações por escrito e guarde a documentação para eventual necessidade de comprovação futura. O histórico bem documentado protege os interesses de ambas as partes.
Gestão de Prazos e Entregas
O cumprimento dos prazos contratuais é obrigação primordial do contratado e seu descumprimento pode acarretar sanções severas. Monitore continuamente o andamento das atividades em relação ao cronograma previsto e tome medidas corretivas assim que identificar desvios. Não espere o prazo vencer para comunicar dificuldades ao órgão contratante.
Se circunstâncias imprevistas comprometerem o cumprimento de prazos, comunique imediatamente o fiscal do contrato e formalize pedido de prorrogação fundamentado. A legislação permite a alteração de prazos quando motivada por fatos supervenientes não imputáveis ao contratado. A antecipação da comunicação demonstra boa-fé e aumenta as chances de acolhimento do pedido.
Nas entregas de bens ou conclusão de etapas de serviços, formalize o recebimento através dos documentos previstos no contrato. Notas de entrega, termos de recebimento provisório e definitivo e relatórios de execução devem ser elaborados conforme as especificações contratuais. A documentação completa protege contra questionamentos futuros e agiliza os procedimentos de pagamento.
Gestão Financeira do Contrato
A gestão financeira de contratos públicos requer atenção especial às peculiaridades do fluxo de pagamentos governamental. Os prazos para liquidação e pagamento de despesas são definidos em lei e regulamentos, geralmente mais longos que os praticados no mercado privado. Planeje seu fluxo de caixa considerando esta realidade para evitar dificuldades financeiras.
Mantenha rigorosamente em dia as obrigações fiscais e trabalhistas da empresa. A apresentação de certidões de regularidade é condição para recebimento de pagamentos, e qualquer pendência pode bloquear os créditos a que a empresa tem direito. A gestão tributária eficiente é componente essencial da gestão de contratos públicos.
Acompanhe o saldo contratual e a execução financeira para evitar que serviços sejam prestados além do valor contratado sem a devida formalização de aditivo. Prestações realizadas sem cobertura contratual podem não ser reconhecidas para pagamento, gerando prejuízos para a empresa. A disciplina no controle financeiro protege os interesses do contratado.
Alterações Contratuais
Contratos administrativos podem ser alterados ao longo de sua vigência para adequação a novas necessidades ou correção de falhas. A legislação estabelece limites para estas alterações, que devem ser formalizadas através de termos aditivos. O contratado tem direito ao equilíbrio econômico-financeiro do contrato, podendo pleitear reajustes quando ocorrerem fatos que onerem excessivamente suas obrigações.
Quando identificar necessidade de alteração contratual, formalize o pedido por escrito, fundamentando-o adequadamente e apresentando documentação comprobatória. Pedidos de reequilíbrio econômico-financeiro, por exemplo, devem demonstrar objetivamente o fato gerador do desequilíbrio e quantificar o impacto sobre os custos. A administração analisará o pedido e decidirá sobre sua procedência.
A gestão competente de contratos públicos é competência estratégica para empresas que atuam no mercado de fornecimento ao governo. Execuções bem-sucedidas constroem reputação positiva, geram referências para futuras licitações e abrem portas para novos negócios. Invista em profissionalização desta área e colha os frutos de relacionamentos duradouros com clientes governamentais.
